Coevorden is een middelgrote gemeente in Drenthe, met zo’n 36.000 inwoners en een oppervlakte van 300 vierkante kilometer. De gemeente bestaat uit de vestingstad Coevorden en 28 dorpen. Mijn opdracht: het directieteam adviseren, communicatiebeleid ontwikkelen en de interne communicatie optimaliseren.
Binnen de organisatie gebeurt veel. Er staat een relatief nieuw directieteam en de ambities van gemeenteraad en college zijn hoog. Tegelijkertijd zijn er veel personele wisselingen. Ook loopt er een groot verandertraject, met projecten van organisatieontwikkeling en zaakgericht werken tot leiderschapsprogramma’s en een betere planning & controlcyclus. Een dynamisch speelveld met uiteenlopende belangen en verwachtingen.
Het belangrijkste interne communicatiemiddel – het intranet – is sterk verouderd. Er is geen beleid, het eigenaarschap is onduidelijk en met maar liefst 85 (!) beheerders is het intranet stuurloos. Tijd voor verandering.
Ik schrijf een voorstel voor vernieuwing, ontwikkel nieuw beleid en laat dit vaststellen door de directie. Samen met een projectgroep analyseren we alle pagina’s, bepalen wat kan verdwijnen, maken een nieuwe indeling en herschrijven teksten. Het mooie van dit project is dat we het echt samen met de organisatie doen. We voeren veel gesprekken met de ‘oude’ beheerders en geven presentaties aan teams en projectgroepen. Het resultaat: een nieuw intranet dat vrijwel zonder inhoudelijke aanpassingen live gaat.
Na ruim een jaar staat er een stevig fundament: een vernieuwd intranet, vastgesteld communicatiebeleid en een duidelijke communicatiestructuur voor projecten en programma’s. Met dit stevige pakket draag ik mijn opdracht over aan het communicatieteam en heb er alle vertrouwen in dat dit een goed vervolg krijgt.